За мотивами виступу виконавчого директора YES Світлани Ковальчук на Event Industry Forum у Львові
Організація заходів, в яких беруть участь перші особи держави — це, мабуть, вищий пілотаж в івент-індустрії. Честь займатись таким випадає одиницям. Світлана Ковальчук — одна з них, вона є виконавчим директором YES, щорічного форуму, на якому зустрічаються лідери європейських держав і обговорюють різні актуальні питання.
Під час Event Industry Forum, що нещодавно відбувся у Львові, Ковальчук привідкрила перед його учасниками двері на кухню, де готують зустрічі президентів, прем’єрів та інших державних мужів.
Запрошення
Починається усе з підготовки запрошень для перших осіб. Ця справа базується на суворих правилах, відходити від яких категорично не можна, бо це може призвести до фатальних наслідків.
Запрошення мають чітку структуру:
- звернення;
- основна частина, в якій викладається суть заходу, на який запрошують першу особу;
- компліментарна частина.
При підготовці запрошень враховується, що читати їх будуть служби протоколу перших осіб, а вони звертають увагу на найменші нюанси, які людині зі сторони здалися б геть несуттєвими. Наприклад, у зверненні «Шановний посол» протоколісти побачать неповагу до свого шефа, адже в ньому пропущено слово «пане».
Робота з офісами перших осіб
Якщо йдеться про запрошення Президента України, то доведеться мати справу з його службою протоколу. Або ж із посольством — якщо йдеться про представника іншої країни.
Робота з офісами перших осіб необхідна для узгодження усіх можливих (і неможливих) деталей, аби уникнути непорозумінь в майбутньому.
Бо от, наприклад, був випадок, коли у Харків мав прилетіти один міністр. А він узяв і прилетів раніше, ніж його там очікували. Справа запахла дипломатичним скандалом, бо на той момент на летовищі ще не було мера, який мав зустрічати міністра — одні дрібні клерки. І от, щоб не довести до біди, літак з міністром півгодини тримали у повітрі, заборонивши йому сідати нібито через погані погодні умови. Так він і кружляв над Харковом, аж доки в аеропорт не примчав мер.
Перекладачі
Запрошуючи перших осіб іноземних держав, необхідно подбати про перекладачів. Це мають бути правильно підібрані, кваліфіковані фахівці.
Бажано, що був ще один перекладач на заміну. Бо був випадок, коли під час зустрічі міністрів перекладачу раптово стало зле, і, щоб врятувати ситуацію, бесіду можновладців продовжила перекладати, можна сказати, стороння людина, яка, за щасливим збігом обставин, добре знала іноземну мову.
Програма перебування
Жодна перша особа не приїде до вас всього-лиш на один захід. Несолідно. Тому для неї прописують цілу програму перебування. У програмі зазначають, які важливі місця має відвідати перша особа, із ким привітатись, кому потиснути руку, з ким сфотографуватись і т.п.
Важливий момент — дотримання порядку виступів під час заходів. Так, першою на них має виступати приймаюча сторона. Якщо порядок виступів змінити, це може бути розцінено як поганий тон. Взагалі, на високому рівні завжди і у всьому шукають якийсь підтекст — чому так, а не так, кому це вигідно, тощо.
Робота зі службами безпеки
Цей пункт зараз особливо важливий, зважаючи на те, що до України через війну посилена недовіра з боку іноземців. Тому організатори заходів за участі перших осіб тісно співпрацюють зі службами безпеки, щоб максимально убезпечити учасників заходів від неприємностей. Серед іншого, оглядають місце проведення заходу, ретельно перевіряють списки учасників, встановлюють, якщо потрібно, режим пропуску за паспортами.
Розсадка гостей
На заходах за участю перших осіб те, хто де має сидіти у залі, регулюють правила протоколу. Розсадка залежить, зокрема, від того, хто виступає. Якщо виступає президент — одні вимоги, а якщо прем’єр-міністр — уже інші.
Організаторам іноді буває складно розібратись в рангах гостей, тому іноді, щоб нікого не образити, розсадку роблять «по країнах» або ж в алфавітному порядку.
Окрема тема – розсадка під час обідів, вечері, ланчів. Тут важливо не посадити, боронь Боже, заклятих ворогів за один стіл.
Якщо обід розрахований на 600 осіб, то розсадку не роблять, бо практика показала, що люди самі вирішують, з ким сидіти. За такої кількості залишають лише декілька vip-столів для перших осіб, а решта гостей розсідаються на власний розсуд.
Загальна знимка
Тут є правило, що президент завжди має бути по центру, а решта людей розміщаються по боках. Здавалось би, нічого складного, але на практиці, коли доводиться розставляти до знимки 300 людей, і кожен з них хоче стояти поближче до першої особи, дуже важко. І тоді в нагоді стають правила протоколу.
Лист-подяка
Фінальна крапка. Після завершення заходу організатори надсилають першій особі лист-подяку, в якому дякують їй за приїзд, участь в заході, за безцінні ідеї, які вона висловила, і які зробили дискусію більш цікавою і живою. Це мова протоколу і це має велике значення для перших осіб.
Тепер ви собі приблизно уявляєте, до чого готуватись, якщо вам коли-небудь випаде нагода організовувати захід за участю першої особи.